:: [Tutorial] Microsoft Outlook - Memindahkan email ke dalam folder tertentu secara automatik

Stress melihat timbunan email daripada pelbagai sumber di dalam Outlook anda?

Bayangkan dalam sehari , anda menerima berpuluh-puluh mahupun beratus-ratus email dan andai kata suatu hari nanti anda ingin semak kembali salah satu email yang anda terima, sudah tentu mengambil masa untuk browsing satu persatu email dalam Inbox kan...ok, boleh guna Search box yang ada, tapi adalah lebih kemas dan senang jika setiap email yang diterima itu dimasukkan di dalam folder masing-masing mengikut kategori yang anda  mahukan..Contoh, kalau setiap hari bos anda akan hantar email , so anda boleh asingkan terus email daripada bos itu dalam folder yang mungkin anda nak namakan  sebagai “Bos hantar email lagi”..Tapi aktiviti memasukkan setiap email di folder masing-masing secara manual adalah agak melecehkan, bukan? Oleh itu, mari kita belajar bagaimanana nak arahkan email-email itu masuk sendiri dalam rumah masing-masing (folder)..hehe..

 

1) Pilih salah satu email dari pengirim (sender) yang biasa anda terima . Sebagai contoh,kita nak setting supaya email berkaitan promosi Tune Hotel dimasukkan di dalam folder tertentu . Klik kanan pada email tersebut, dan pilih Create Rule

2) Kemudian, akan terpapar tetingkap seperti di bawah. Anda boleh pilih sama ada untuk asingkan email berdasarkan alamat email pengirim (From..), kandungan subject tertentu (Subject contains..) mahupun alamat email penerima (Sent to..) atau ketiga-tiganya sekali..Kemudian klik pada button Select Folder

3) Kemudian, klik pada button New untuk create folder baru.

4) Masukkan apa-apa nama untuk folder mengikut citarasa anda , kemudian klik OK. Anda boleh tentukan lokasi untuk folder yang anda create itu. Contoh anda nak letak sebaris dengan Inbox, Outlook etc, so boleh select kat nama account anda (macam kat bawah).

5) Sekarang, folder yang anda dah create akan terpapar seperti contoh di bawah.

6) Selesai create folder, klik pada button Ok. Pastikan anda tick pada ‘Move the item to folder’, kalau tak, tak tercapai matlamat tutorial ini..hehe

7)  Tick pada ‘Run this rule now on messages already in the current folder’ untuk membolehkan email-email sedia ada dalam Inbox dipindahkan ke folder itu.

 

 

8) Semua email yang berkaitan akan dimasukkan ke dalam folder tersebut, dan tidak akan menyesakkan ruang folder Inbox anda seperti sebelum ini. Kaedah ini juga sesuai untuk asingkan email yang anda rasa ala-ala bersifat ‘SPAM’  ke dalam Junk E-mail folder..atau boleh terus setting ‘delete’ setiap kali email tersebut masuk..Untuk jenis-jenis advance setting macam delete terus atau asing ikut kandungan email (Body content), boleh klik kat Advanced Options kat gambarajah no 2 di atas.

 

Untuk edit  rule/ setting yang anda dah buat, boleh pilih Tools > Rules and Alerts seperti di bawah.

Jika terpapar error seperti di bawah ketika anda select Rules and Alerts, itu menunjukkan salah satu rule yang anda create ada error.

Rule yang ada error akan dihighlight dengan color merah seperti di bawah. Untuk edit, just double klik pada rule berkaitan.

Sekarang, dengan adanya setting sebegini, hari-hari anda akan lebih tenang tanpa perlu gelabah melihat bilangan email yang unread pada sisi folder Inbox anda. Kalau bos suruh semak email tahun lepas, dengan mudah anda berkata “Yes bos, saya akan cari dengan segera”..

 

Ok, sekian dahulu sesi tutorial kali ini :)

 

Note : Belajar dari sumber ini..hehe.. Thanks  ‘How to Geek’